Gesamtprojektmanagement und -steuerng

Das Projekt Justitia 4.0 wird gemäss seiner Governance auf strategischer Ebene durch den Steuerungsausschuss und auf der oberen operativen Ebene durch den Projektausschuss gelenkt. 

Der Steuerungsausschuss hat im Berichtsjahr drei Sitzungen durchgeführt, in denen er die folgenden Entscheidungen getroffen hat: Am 13. Februar genehmigte er das Budget 2024 und die angepasste Finanzplanung sowie den QRM-Bericht 2/2022. Am 19. Juni beschloss er einstimmig die Übernahme der österreichischen Lösung als eJustizakte-Applikation (JAA) für die Schweiz. Er nahm die Empfehlungen und Anregungen des QRM-Berichts 1/2023 an. Am 20. September genehmigte er zudem die Governance der JAA-Allianz und beschloss, dass der Übergang vom Projekt zur Allianz (Betrieb) am Ende der Pilotphase stattfinden wird. 

Der Projektausschuss tagte im Berichtsjahr siebenmal. Auf Gesamtprojektebene genehmigte er die Jahresrechnung 2022 und den Revisionsbericht, das Budget 2024, die Finanzplanung 2025–2027 sowie den im Berichtsjahr erstellten QRM-Bericht. Er verabschiedete die Interkantonale Vereinbarung «Justitia.Swiss» und sprach sich für eine Variante eines neuen Logos für die künftige öffentlich-rechtliche Körperschaft «Justitia.Swiss» aus. Er hiess zudem den Antrag für die Zuschläge des Ressourcenpools gut. 

Im Projekt eJustizakte-Applikation (JAA) verabschiedete er die Governance der JAA-Allianz zuhanden des Steuerungsausschusses. Er nahm Kenntnis von den Resultaten der Machbarkeitsstudie und genehmigte die Übernahme der österreichischen Lösung als Schweizer eJustizakte-Applikation und, damit einhergehend, den Projektauftrag sowie den Wechsel des Projekts JAA von der Initialisierungs- in die Konzeptphase. Er hiess die Organisation des JAA-Projekts in der Phase Pilotierung (Vorbereitung und Durchführung) gut und stimmte somit dem Aufbau eines eigenen Entwicklungsteams zu. Zudem genehmigte er den Fragebogen und die Begleitnotiz zur Absichtserklärung JAA, mit welcher sich die Justizbehörden unverbindlich dazu äussern konnten, ob sie die vom Projekt zur Verfügung gestellte JAA übernehmen möchten. 

Barbara Koch, Co-Präsidentin des Projektausschusses erklärte ihren Rücktritt zum Ende des Berichtsjahrs, da sie das Kantonsgericht Luzern verlässt. Ihre Nachfolge im Co-Präsidium wird Anfang 2024 gewählt. 

Der Projekt- und der Steuerungsausschuss trafen sich zudem zu einer gemeinsamen Retraite, an welcher vier Themen diskutiert wurden: IT-Sicherheit, die Grundtransaktionen der Plattform «Justitia.Swiss», die nächsten Schritte im Projekt JAA sowie das neue Service-Angebot Fit for Change des Projekts Transformation. 

Die Projektleitung führt das Gesamtprojekt in folgendem Sitzungsrhythmus: Jeden Montagmorgen trifft sich das Projektteam zu einem Stand-up, wobei jedes Teammitglied einen Rückblick und Ausblick auf die anstehenden Arbeiten gibt. So sind alle auf dem Laufenden, und es können spontan Absprachen getroffen werden. Wöchentlich treffen sich der Gesamtprojektleiter und sein Stellvertreter für einen Abgleich. Im Zwei-Wochen-Rhythmus finden Statussitzungen mit den Projektleitenden statt sowie Sitzungen des ganzen Projektteams zur Vertiefung und Besprechung von einzelnen Themen. Das Team traf sich zudem zu einem Workshop zum Thema Agilität und Zusammenarbeit sowie zu einer Retraite.