Das Projekt Transformation hat den Schritt von der Konzept- in die Umsetzungsphase gemacht. Jetzt werden Ideen und Pläne in die Realität umgesetzt. Der Fokus liegt darauf, die entwickelten Service-Angebote in Zusammenarbeit mit den Stakeholdern umzusetzen und den digitalen Wandel gemeinsam aktiv voranzutreiben. Im Berichtsjahr lag der Schwerpunkt auf der Stärkung des Ambassadoren-Netzwerks und der Bereitstellung verschiedener Service-Angebote zur Unterstützung der Justizbehörden bei ihrem digitalen Wandel. 

Ambassadoren-Programm 

Um das Wissen über das Projekt Justitia 4.0 bei den Justizbehörden noch besser zu verankern, das Bewusstsein für den Veränderungsprozess zu schärfen und die Organisationen beim digitalen Wandel zu begleiten, hat Justitia 4.0 2022 ein Ambassadoren-Programm ins Leben gerufen. Die Ambassadorinnen und Ambassadoren dienen als Bindeglied zwischen dem Projekt Justitia 4.0 und ihrer Justizbehörde. Sie erhalten regelmässig aktuelle Informationen und werden befähigt, den digitalen Wandel gemeinsam mit den Leitungspersonen und -gremien zu gestalten, die Herausforderungen zu erkennen und die betroffenen Kolleginnen und Kollegen zu unterstützen. 

Aktuell engagieren sich rund 100 Ambassadorinnen und Ambassadoren aus den Staatsanwaltschaften sowie aus Bezirks-, Kantons- und Gerichten des Bundes. Dies verdeutlicht die wachsende Unterstützung für das Projekt Justitia 4.0 und die Beteiligung daran. Ein Schwerpunkt lag auf der Aus- und Weiterbildung der Ambassadorinnen und Ambassadoren. Neun Online-Kurse zu verschiedenen Merkblättern («Interne Kommunikation», «Projektplanung», «Change-Management») sowie spezielle Onboarding-Kurse für neue Ambassadorinnen und Ambassadoren wurden durchgeführt. 

Diese Schulungen waren darauf ausgerichtet, die Ambassadorinnen und Ambassadoren in ihrer Rolle zu stärken und sie mit den nötigen Fähigkeiten auszustatten, damit sie ihre Aufgaben effektiv erfüllen können. Insgesamt verzeichneten diese Online-Kurse 227 Teilnehmende. Diese profitierten einerseits von theoretischen Inputs aus der Projektperspektive andererseits erhielten sie wertvolle praktische Einblicke aus einem Kanton, der bereits Massnahmen erfolgreich umgesetzt hat oder sich aktiv in der Umsetzungsphase befand. Diese Schulungen sind ein wichtiger Schritt, um das Wissen und die Fähigkeiten der Ambassadorinnen und Ambassadoren so zu stärken, dass der digitale Wandel ein Erfolg wird.

Transformations-Services: Merkblätter als Orientierungshilfe

Die Merkblätter wurden konzipiert, um als wertvolle Orientierungshilfen zu dienen. Zusätzlich bieten sie vertiefende Informationen in Form von detaillierten Empfehlungen oder Erfahrungsberichten, die über Verlinkungen innerhalb der Merkblätter zugänglich sind. Neu publiziert wurden im Berichtsjahr die Merkblätter «Interne Kommunikation», «Kantonale Rechtsgrundlagen», «Informationssicherheit und Datenschutz», «ISDS-Anforderungen für die Anwaltschaft» sowie «Eigenleistungen der Justizbehörden». Insgesamt wurden die Merkblätter 2023 1450-mal heruntergeladen. Die Bedürfnisse der Justizbehörden werden laufend analysiert, und es wird mit weiteren Merkblättern darauf eingegangen. Die Merkblätter sind auf der Projektwebsite abrufbar.

Change-Kompass 

Der Change-Kompass ist eine Selbstbeurteilung einzelner Personen oder eine Standortbestimmung im (Leitungs-)Team und hilft dabei, zu reflektieren, wie gross die Bereitschaft für den digitalen Wandel ist. Er dient als Dialoginstrument für Betroffene, welcher das gegenseitige Verständnis fördert, er eignet sich dafür, ein gemeinsames Zielbild zu definieren, er zeigt Ressourcen und Defizite auf, und er unterstützt bei der Evaluation von geeigneten Massnahmen, welche für einen erfolgreichen digitalen Wandel nötig sind. 

Das Transformationsteam führte einen ersten Change-Kompass-Workshop mit der Staatsanwaltschaft Luzern erfolgreich durch. Nach der Veröffentlichung eines Newsletters zum Thema Change-Kompass mit Aussagen von Teilnehmenden des Workshops haben zahlreiche Kantone Kontakt mit der Projektleitung aufgenommen und ihr Interesse an einer eigenen Durchführung kundgetan. Es zeigt, dass die oberste Führungsebene versteht, dass sie koordiniert und überzeugt vorangehen und am gleichen Strang ziehen muss, damit allfällige Widerstände der Mitarbeitenden minimiert werden können.

Fit for Change mit Justitia 4.0 – Change-Workshops

Mit Fit for Change hat das Transformationsteam im Berichtsjahr ein weiteres Service-Angebot zuhanden der Justizbehörden entwickelt. Es hat zum Ziel, die Leitungspersonen individuell und bedarfsgerecht beim digitalen Wandel und insbesondere bei der Einführung der neuen Arbeitsinstrumente Plattform «Justitia. Swiss» und der eJustizakte-Applikation (JAA) zu unterstützen. Das Grobkonzept wurde zusammen mit der Fachgruppe Transformation entwickelt. 

Das Angebot Fit for Change ist modular aufgebaut, mit Angeboten sowohl für die Leitungspersonen als auch für die künftigen Nutzerinnen und Nutzer der Systeme. Es geht dabei insbesondere darum, die neuen Arbeitsinstrumente kennenzulernen. Für die Leitungspersonen gibt es zudem je ein Modul zur Begleitung der Mitarbeitenden im Veränderungsprozess sowie zur internen Kommunikation als Erfolgsfaktor im digitalen Wandel.

Nächste Schritte 

Die stetig wachsende Zahl an Ambassadorinnen und Ambassadoren, gezielt ausgebildet und vertraut mit den Service-Angeboten, bildet die Basis für einen nachhaltigen und zielgerichteten digitalen Wandel in den Justizbehörden. Im Jahr 2024 verfolgt das Projekt Transformation weiterhin konsequent diesen Weg, mit dem Ziel, die Digitalisierung in den Justizbehörden aktiv voranzutreiben.

Das Team Transformation wird verstärkt am Ausbau des Ambassadoren-Netzwerks arbeiten, weitere informative Merkblätter erstellen und interaktive Kommunikationsmöglichkeiten über Online-Medien einführen. Darüber hinaus wird ein starker Fokus auf den Erfahrungsaustausch unter den Ambassadorinnen und Ambassadoren gelegt, damit sie von vielfältigen Perspektiven und Erfahrungen profitieren können. Denn schlussendlich stehen alle vor den gleichen Herausforderungen. Zudem werden die Module des Service-Angebots Fit for Change definiert, die Inhalte erarbeitet und getestet.